FAQ        Платные сервисы        Рекламодателю        E-mail рассылка        RSS     
   
 
Разместить материал:

Анонимно
Зарегистрироваться
 
   

   
   
   

   
   
   


   
   
   
 Сегодня: 20 июня 2018
   
 

Версия для отчета Версия PDFАКИПКРО автоматизировал документооборот в СЭД ДЕЛО

Тематика: IT и телекоммуникации
Корпоративные новости

г. Барнаул
Дата публикации: 14.05.2018
Дата мероприятия / события: 14.05.2018


В АКИПКРО в марте текущего года завершен очередной этап развертывания СЭД «ДЕЛО».



В краевом государственном образовательном учреждении дополнительного профессионального образования «Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования» в марте текущего года завершен очередной этап развертывания системы электронного документооборота. Процессы управления документами реализованы в СЭД «ДЕЛО». Внедрение системы и обучение пользователей провела компания «КС-Консалтинг» - партнер ЭОС.
КГБУ ДПО «Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования» (г. Барнаул) (АКИПКРО) является современным многофункциональным научно-методическим центром краевой системы повышения квалификации работников образования. Организация существует уже почти 80 лет (институт создан в январе 1939 г.), и все эти годы успешно решает задачи повышения уровня профессиональных компетенций педагогов и руководящих работников образовательных организаций, а также специалистов и руководителей органов управления образованием. Сегодня в структуре института 4 факультета, филиал в городе Бийске, а также 2 представительства (в Рубцовске и Славгороде).
Использовать систему электронного документооборота «ДЕЛО» в АКИПКРО начали в 2009 году, когда было приобретено 5 лицензий на рабочие места десктопного клиента. В дальнейшем в рамках организации электронного взаимодействия с органами государственной власти в институте было установлено 2 рабочих места СЭД «ДЕЛО» с доступом в базу единой СЭД Алтайского края. В конце 2017 года принято решение об увеличении количества рабочих мест, так как посчитали необходимым упростить и сделать более эффективным документооборот между структурными подразделениями, создать электронный архив документов и полностью автоматизировать контроль. Дополнительные АРМ (5 лицензий) закуплены по акции для учебных заведений: если система приобретается для собственных управленческих нужд, на нее действует скидка в 50% от стандартной цены («Академическая лицензия»).
До внедрения системы «ДЕЛО» документооборот и контроль в АКИПКРО не были полностью централизованными. Регистрация основных групп документов (входящие письма, обращения граждан, исходящие, устные поручения ректора, подлежащие контролю, ОРД (приказы по основной деятельности, протоколы)) велась делопроизводителем в приемной ректора в таблице excel. Этот же сотрудник отвечал за контроль исполнения документов и поручений. Исполнение протоколов совещаний контролировал другой специалист.
Основные задачи, которые требовалось решить через внедрение СЭД, были следующими:
• создание электронного архива документов с возможностью удобного поиска;
• автоматизация процессов регистрации и контроля исполнения документов:
• реализация процесса электронного согласования проектов документов (в том числе договоров);
• обеспечение автоматического формирования отчетности по исполнительской дисциплине.
Для решения этих задач в полном объеме и был проведен дозакуп дополнительных лицензий на СЭД «ДЕЛО». В марте 2018 года новые АРМ были установлены. Специалисты «КС-Консалтинг» провели настройку системы и организовали обучение пользователей.
В целом поставленные задачи были решены, за исключением электронного согласования договоров. Этот процесс планируется реализовать в перспективе, как только появятся средства на покупку дополнительных лицензий для ключевых специалистов (ответственный за подготовку договоров и юрист).
В настоящее время управленческий документооборот в АКИПКРО полностью автоматизирован. В СЭД «ДЕЛО» регистрируются все виды документов, фиксируются и контролируются резолюции ректора. Также ответственными специалистами контролируются внутренние резолюции деканов факультетов. Автоматизирована подготовка различной делопроизводственной отчетности – статистики по документообороту, данных об исполнительской дисциплине и т.д.
Частично переведена в электронный вид подготовка исходящих писем. Ответственные исполнители согласуют их тексты с руководителями подразделений, а затем прикрепляют файлы проектов писем к карточке в СЭД (в отчете об исполнении резолюции или поручения). Делопроизводитель приемной просматривает эти файлы, распечатывает их и передает на подпись руководству.
Работа с электронной почтой также замкнута на контр СЭД «ДЕЛО». Напрямую из СЭД ведется отправка исходящих писем, а входящие, поступающие по e-mail, автоматически поступают на регистрацию.
Взаимодействие с Правительством Алтайского края организовано через отдельное рабочее место СЭД «ДЕЛО», изолированное от основной базы документооборота института. Здесь регистрируются ответы на входящие документы и поручения вышестоящих органов власти.
В настоящей момент система «ДЕЛО» в КГБУ ДПО «Алтайский краевой институт повышения квалификации работников образования» работает в режиме опытной эксплуатации. В дальнейших планах института – закуп дополнительных рабочих мест для перевода согласования всех проектов документов в электронную форму.




 
   
   
   
   

   
 
ByconGroup
 
   

   
 
The Baltic Weekend 2017
 
   

   
   
   

   
 
« июнь 2018 »
ПнВтСрЧтПтСбВс     123456789101112131415161718192021222324252627282930
За весь месяц


« июль 2018 »
ПнВтСрЧтПтСбВс       12345678910111213141516171819202122232425262728293031
За весь месяц
 
   

   
 
Медиалогия
 
   

   
   
   
Портал разработан студией NeoWays.ru
КГ "Византия" ©, 2010                                   Служба поддержки пользоваталей: support@smi2go.ru